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Es ist vor allem eine Kulturveränderung

Anders mit personenbezogenen Daten umgehen

„Was würden Sie sagen, wenn Ihre Daten einfach so auf der Straße landen würden?“ Danielle Adams, Unternehmensjuristin bei Vebego, fällt gleich mit der Tür ins Haus. Das derzeitige Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Wet bescherming persoonsgegevens, Wbp) ist veraltet und wird ab Mai 2018 durch die Allgemeine Datenschutzverordnung (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG) ersetzt.

„Unsere Leute sind draußen vor Ort. Wir arbeiten bei und zusammen mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Viel vor Ort sein bedeutet auch, dass die personenbezogenen Daten von Menschen, die dort arbeiten, geschützt werden müssen. Und dass unsere Leute wissen müssen, was zu tun ist, um Kunden, Lieferanten und Partnern beim Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu helfen“, erklärt Danielle.

Es ist notwendig, dass alle Parteien sorgfältig, sprich sicher, mit personenbezogenen Daten umgehen. Und das tut man gemeinsam.

Der Schutz personenbezogener Daten durchdringt alle Schichten eines Unternehmens im In- und Ausland. Vom Vorstand bis hin zu den Arbeitsbereichen, und von der Kommunikationsabteilung bis zum Betriebsrat.

„Jeder besitzt hier eine eigene Aufgabe und Verantwortung. Es ist wichtig, dass jeder Einzelne weiß, was im Rahmen seiner/ihrer Rolle von ihm/ihr erwartet wird. Hier liegt auch eine Aufgabe für uns. Man kann zwar bestimmte Dinge auferlegen oder fordern, die Kollegen müssen aber auch deren Bedeutung verstehen.“

Dezentraler Ansatz

„Um alle Schichten im Unternehmen zu erreichen, haben wir uns für einen dezentralen Ansatz entschieden. Dabei unterscheidet sich die praktische Umsetzung nach Branche und Betrieb. Häufig handelt es sich um personenbezogene Daten von Mitarbeitern, manchmal aber auch um diejenigen von Patienten in der häuslichen Pflege oder Zeitarbeitskräften. So wurde übergreifend eine Strategie erstellt, auf die die Unternehmen ihre eigene Strategie abstimmen.“

Schaffung von Bewusstwerdung

Unter der Leitung von Danielle und den Datenschutzbeauftragten leitete Vebego 2016 ein Verfahren ein, um alle Betriebsteile und deren Kunden, Lieferanten und Partner auf das neue Gesetz vorzubereiten.

Information

„Information ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Aspekt. Mittels Präsentationen und der Organisation von Zusammenkünften versuchen wir, das Thema verständlich darzulegen. Dabei ist es selbstverständlich von Bedeutung, dass man nicht nur alle Vebego-Teile, sondern auch alle unsere Stakeholders erreicht.“

Denn wenn man selbst den Regeln entspricht, andere Parteien, mit denen man geschäftlich kooperiert, jedoch machen was sie wollen, ist man noch weit vom Ziel entfernt.

Im Zeitplan

„Es ist vor allem eine Kulturveränderung. Bei solcherlei einschneidenden Veränderungen, die sich auf alle betrieblichen Bereiche auswirken, muss man mit Bedacht vorgehen. Es nimmt Zeit in Beschlag, und die Zeit muss man sich auch nehmen. Daher haben wir bereits 2016 mit den ersten Arbeiten angefangen. Der Datenschutz ist zu guter Letzt keine Lastminute-Angelegenheit.“